1
Ein Dokument je Bauvorhaben
Alle Protokolle eines Bauvorhabens liegen in einem Dokument. Bürologo, Papierformat und Protokollführer stellen Sie einmal ein und sie gelten für jedes weitere Protokoll darin.
Bauprotokolle,
die vor Ort fertig werden
Sie nehmen Mängel und Feststellungen mit Foto auf, ordnen Gewerk, Verantwortlichen und Frist zu und senden das fertige PDF direkt vom iPhone oder iPad an den Verteiler. Die nächste Begehung setzt darauf auf.
Von der Begehung zum verschickten Protokoll. Ein Arbeitsgang auf der Baustelle statt Notizblock vor Ort und Reinschrift im Büro.
2
Im Termin erfassen
Punkt für Punkt während der Begehung: Beschreibung, Foto aus der Kamera, Schlagwort wie „Mangel, Trockenbau“, verantwortliche Person und Fälligkeit. Nicht hinterher aus dem Gedächtnis.
3
PDF an den Verteiler
Protokoll als PDF mit Bürologo und Fotoanlagen exportieren und per Mail an die hinterlegten Adressen schicken. Vom iPhone oder iPad aus, direkt nach dem Termin.
Für alle, die im Termin mitschreiben. Und danach dafür sorgen, dass es von der Besprechung nur eine Version gibt.
MinuteTaker ist keine Bausoftware, die erst eingeführt werden muss, sondern eine App für die Person, die das Protokoll schreibt – in der Bauleitung, im Architekturbüro, in der Projektsteuerung. Kein Portal, in das sich Nachunternehmer einloggen, kein Einführungsprojekt, keine Schulungstage. Dokument fürs Bauvorhaben anlegen, bei der nächsten Baubesprechung im Einsatz.
-
Im Foto markieren statt umschreiben
- Foto aus der Kamera an den Protokollpunkt hängen und die Stelle direkt im Bild einkreisen, auf dem iPad mit dem Apple Pencil. Das erspart Sätze wie „im 3. OG, Achse C, rechts neben der Tür“: Wer das Protokoll liest, sieht sofort, welche Stelle gemeint ist. Die Markierungswerkzeuge sind Teil von MinuteTaker Pro.
-
Gewerk, Verantwortlicher, Frist
- Jeder Punkt bekommt ein Schlagwort für Art und Gewerk – „Mangel, Fenster“, „Entscheidung, Haustechnik“ –, eine verantwortliche Person und eine Fälligkeit. Ist die Frist verstrichen und der Punkt nicht abgehakt, steht er von selbst auf überfällig.
-
Offene Punkte wandern ins nächste Protokoll
- Aus der Begehung wird per Folgeprotokoll die Vorabnahme: MinuteTaker übernimmt die offenen und überfälligen Punkte mit Notizen, Verantwortlichen, Fristen und Schlagwörtern, erledigte bleiben draußen. Jeder übernommene Punkt verweist auf seinen Ursprung, sodass sich ein Mangel über alle Termine zurückverfolgen lässt.
-
PDF im Layout Ihres Büros
- Firmenlogo, Papierformat, Tabellenstruktur, Abbinder und Fußzeile legen Sie einmal fest, danach sieht jedes Protokoll des Bauvorhabens gleich aus. Fotos gehen als Anlagenseiten mit oder auf Wunsch als separate Dateien.
Baubesprechung, Begehung, Abnahme. Ein Bauvorhaben über drei Termine, als PDF zum Öffnen.
Die drei Beispielprotokolle gehören zum selben fiktiven Bauvorhaben und bauen aufeinander auf. In der Baubesprechung werden Ausführungen freigegeben, bei der Begehung werden daraus Mängel mit Gewerk und Frist, und in der Vorabnahme stehen dieselben Punkte wieder auf dem Tisch – mit Fotoanlagen, in denen die Schadstelle rot eingekreist ist.
-
1 · 23. Juli 2026
Baubesprechung Nr. 14
Entscheidungen und Feststellungen zu Fenstern, Elektro und Haustechnik. Ein Punkt steht bereits auf erledigt.
PDF ansehen · 1 Seite · 27 KB
-
2 · 4. August 2026
Begehung Ausbau · Haus B
Drei Mängel mit Gewerk, Verantwortlichem und Frist, dazu ein aus Besprechung Nr. 14 übernommener Punkt.
PDF ansehen · 1 Seite · 30 KB
-
3 · 6. August 2026
Vorabnahme · Haus B
Dieselben Mängel, weiter offen, mit Verweis auf ihren Ursprung und drei Fotoanlagen – zwei davon mit markierter Schadstelle.
PDF ansehen · 4 Seiten · 370 KB
Wo MinuteTaker aufhört
MinuteTaker schreibt das Protokoll, mehr nicht. Es plant keine Bauzeiten, rechnet keine Nachträge, führt kein Aufmaß, stellt kein Portal für Nachunternehmer bereit und erfasst keine Unterschriften. Wer Auftragnehmer-Portale, Freigabe-Workflows und zentrale Projektsteuerung braucht, ist mit einer spezialisierten Baulösung besser bedient. Für ein sauberes Protokoll, das mit Fotos, Zuständigkeiten und Fristen noch am selben Tag beim Verteiler liegt, braucht es nicht mehr als diese App.
Seit 2012 im App Store. Seitdem täglich im Einsatz bei Menschen, die nach dem Termin ein Dokument abliefern müssen.
„Nutze die App fast jeden Tag. Bin absolut zufrieden. Protokollieren war nie so einfach.“
Häufige Fragen. Zu Abnahme, Mängeln, Folgeprotokollen, Baustellen ohne Empfang und Preisen.
Kann ich MinuteTaker für Abnahmeprotokolle nutzen?
Viele Büros tun das. Sie dokumentieren Beteiligte, Feststellungen, Mängel, Restleistungen und Fristen und geben das Ganze als PDF aus. Wichtig zu wissen: MinuteTaker erfasst keine Unterschriften in der App. Unterschrieben wird der Ausdruck oder das exportierte PDF in einer Signatur-App. Welche Form und welche Inhalte für Ihre Abnahme erforderlich sind, richtet sich nach dem Vertrag – das prüfen Sie bitte selbst.
Wie erfasse ich Mängel mit Fotos?
Sie legen den Mangel als Protokollpunkt an und hängen Fotos und Dateien direkt an diesen Punkt – aus der Kamera, den Fotos oder der Dateien-App. Mit MinuteTaker Pro öffnen Sie ein Foto und markieren die Stelle im Bild, auf dem iPad mit dem Apple Pencil. Schlagwort, Verantwortliche, Fälligkeit und Status gehören zum selben Eintrag. Beim PDF-Export entscheiden Sie, ob die Bilder als Anlagenseiten eingebunden oder als separate Dateien mitgeschickt werden.
Funktioniert das auf einer Baustelle ohne Empfang?
Erfassen und PDF-Export funktionieren offline, sofern Dokument und Anhänge lokal verfügbar sind. Im Rohbau ohne Netz protokollieren Sie also weiter und versenden, sobald Sie wieder Empfang haben. Versand und Synchronisierung laufen online, ebenso die KI-Funktionen.
Muss ich für jede Baubesprechung wieder bei null anfangen?
Nein. Sie erstellen aus dem letzten Protokoll ein Folgeprotokoll. MinuteTaker übernimmt Titel, Teilnehmer und Ort sowie alle offenen und überfälligen Punkte samt Notizen, Verantwortlichen, Fälligkeiten und Schlagwörtern. Erledigte Punkte und Anhänge werden nicht mitkopiert. Bürologo, Papierformat und Fußzeile gelten ohnehin für das ganze Dokument, sodass Baubesprechung Nr. 15 aussieht wie Nr. 14.
Wie behalte ich offene Mängel über mehrere Termine im Blick?
Im Dokument filtern Sie die Protokollpunkte aller Termine nach Status, Schlagwort und verantwortlicher Person. „Überfällig“ plus das Schlagwort eines Gewerks ergibt in zwei Schritten die Liste dessen, was bei der nächsten Begehung anzusprechen ist. Ein übernommener Punkt verweist außerdem auf seinen Ursprung, sodass sich sein Verlauf über alle Protokolle nachvollziehen lässt.
Wo werden die Protokolle gespeichert?
In Dateien, die Sie selbst verwalten – über iCloud Drive oder jeden anderen Anbieter, der sich in die Dateien-App einbindet, etwa Google Drive oder OneDrive. Es gibt keinen Zwang, Projektdaten auf einem Server des Anbieters abzulegen.
Was kostet MinuteTaker?
Die App laden Sie kostenlos. Der volle Funktionsumfang mit erweitertem PDF-Export, mehreren Anhängen pro Punkt und Bildmarkierung ist Teil von MinuteTaker Pro. Für Büros bieten wir Lösungen für mehrere Lizenzen an – schreiben Sie uns einfach. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisübersicht.